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ストーリーテラーズブログ

3人の子育てママが教える!柔軟な働き方を実現する7つの秘訣〜3. 仕事の種類を分類する〜

こんにちは。ストーリーテラーズでバックオフィスメンバーをしている、なおこです。

前回のブログでは、私が3人の子育てをしながらストーリーテラーズで柔軟な働き方を実現する中で学んだ7つの秘訣のうち、「2. 自分の強みを知り、組織に貢献する分野を決める」をご紹介しました。

柔軟な働き方の7つのポイント

・事業の全体像を把握する
・自分の強みを知り、組織に貢献する分野を決める
・仕事の種類を分類する
・仕事を細かく分解する
・仕事の種類に応じた時間を確保する
・できる限り早く取りかかり、こまめにコミュニケーションを取る
・気持ちを切り替えて全集中!

今回は、「3. 仕事の種類を分類する」についてお話しします。

前回の記事はコチラ
3人の子育てママが教える!柔軟な働き方を実現する7つの秘訣~2.自分の強みを知り、組織に貢献する分野を決める〜

効率よく効果的に仕事を進めるために

自分の得意なことや好きなことを活かして、組織に貢献できる分野を特定したら、次は効率よく仕事を進める方法を考える段階に入ります。

私は現在、4歳の幼児と2人の小学生を育てながら仕事をしています。乳幼児はもちろん、小学生になってからも、子どもたちは日々、変貌を遂げていくので、子育て・家事と仕事をすることは、大変ですね。

子どもも、自分自身も疲れが溜まって急に体調不良になることもあるし、保育園や学校の行事などと予定の調整をしながら、仕事を進めていく必要があります。

私の場合は、まだまだ子育てに軸足がある時期なので、仕事をする時間はできるだけ効率よく効果的に、必要な時に必要な分の時間をかけてできるように日々、意識をしています。そのために大切なのが、仕事の種類を分類しておくことだと考えています。

仕事の種類を分類する

バックオフィス業務にも、さまざまな種類の仕事があります。例えば、クライアントへの請求書発行から入金確認までの流れを見てみましょう。

1. 営業担当者とのコミュニケーション

「いつどのようなサービスを提供していて、どのタイミングで、どのような内容の請求書を発行するのか」を営業担当者と確認します。

2.請求書の作成
具体的な請求書の内容が確認できたら、フォームにデータを入力して作成します。

3. 請求書の送付
クライアントへ期日までに請求書を送付します。その際、単なる事務連絡にならないように文面を考え、送付先と内容を間違わないように確認しながら送ります。

4. 記録と報告
「いつ、どのクライアントへ請求書を送ったか」を共有フォームに記録し、メンバーに報告します。

5. 入金確認
期日通りに入金があったかどうかを確認します。万が一、入金確認ができない場合は、社内メンバーやクライアントに確認します。

これに加えて、今までにない事例がでてきたら「調べる」作業が追加されたり、新しいメンバーと一緒に仕事を進めることになったら、「情報を整理して、引き継ぐための資料を作成したり、密にコミュニケーションをとる」という種類の仕事も追加されていきます。

大きくは、「誰かとコミュニケーションをとる仕事」と「決められた作業を淡々とこなしていく事務作業」の2種類に分かれますが、それぞれの段階で、確認する内容や管理するデータの種類が変わっていきます。

時間をかけるのは「コミュニケーション」

ところで、この中で一番時間をかけるのは、どの種類の仕事でしょうか。私は「コミュニケーション」だと感じています。それは、コミュニケーションをとりたい相手との信頼関係や物理的な距離、相手の状況によって、相手の反応やスピードが変わってくるからです。

こちらからの質問や確認について、すぐに返答をくれるかどうかは相手次第。それぞれの事情を抱えながら仕事をしているので、自分の思ったとおりのスケジュールでは進まないこともありますね。そのために、仕事のスケジュールを立てたら、「できるだけ早く始めること」もポイントになってきます。

さて、こうして仕事の種類がある程度、分類できたら、次はさらに分解し、「いつどの作業を行うか」を決めていきます。

次回は「仕事を細かく分解する」についてお話しします。どうぞお楽しみに!

なおこ 写真
このブログを書いた人
-なおこ ディレクター
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